เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่องานอาชีพ

การสืบค้น การจัดเก็บ ค้นคืน ส่งผ่าน และการดําเนินการข้อมูลสารสนเทศ

การสืบค้น การจัดเก็บ ค้นคืน ส่งผ่าน และการดำเนินการข้อมูลสารสนเทศ การสืบค้นข้อมูลด้วย Search Engine            เสิร์ชเอนจิน (search engine) หรือ โปรแกรมค้นหาและคือ โปรแกรมที่ช่วยในการสืบค้นหาข้อมูล โดยเฉพาะข้อมูลบนอินเทอร์เน็ต โดยครอบคลุมทั้งข้อความ รูปภาพ ภาพเคลื่อนไหว เพลง ซอฟต์แวร์ แผนที่ ข้อมูลบุคคล กลุ่มข่าว และอื่น ๆ ซึ่งแตกต่างกันไปแล้วแต่โปรแกรมหรือผู้ให้บริการแต่ละราย เสิร์ชเอนจินส่วนใหญ่จะค้นหาข้อมูลจากคำสำคัญ (คีย์เวิร์ด) ที่ผู้ใช้ป้อนเข้าไป จากนั้นก็จะแสดงรายการผลลัพธ์ที่มันคิดว่าผู้ใช้น่าจะต้องการขึ้นมา ในปัจจุบัน เสิร์ชเอนจินบางตัว เช่น กูเกิลจะบันทึกประวัติการค้นหาและการเลือกผลลัพธ์ของผู้ใช้ไว้ด้วย และจะนำประวัติที่บันทึกไว้นั้น มาช่วยกรองผลลัพธ์ในการค้นหาครั้งต่อ ๆ ไป  ตัวอย่าง Web Search Engine           1. http://www.google.co.th/           2. http://www.youtube.com/           3. http://dict.longdo.com  การสืบค้นเว็บไซต์ข้อมูลด้วย Search Engine           ขั้นตอนการสืบค้นเว็บไซต์ข้อมูลด้วย Search Engine                1. ทำการเปิดเว็บไซต์ที่ให้บริการ http://www.google.co.th/                2. เลือกหัวข้อที่ต้องการค้น ในที่นี้จะเลือกหัวข้อ “เว็บ”                3. พิมพ์ keyword (ข้อความ) ที่ต้องการสืบค้นลงในช่อง text box                4. กดที่ปุ่ม “ค้นหา”                5. ระบบจะทำการค้นหาเว็บไซต์ที่ตรงกับ keyword ที่ต้องการ และแสดงออกมาในรูปแบบของลิ้งค์พร้อมคำอธิบายประกอบ   การสืบค้นรูปภาพด้วย Search Engine           ขั้นตอนการสืบค้นรูปภาพด้วย Search Engine                1. ทำการเปิดเว็บไซต์ที่ให้บริการ http://www.google.co.th/                2. เลือกหัวข้อที่ต้องการค้น ในที่นี้จะเลือกหัวข้อ “รูปภาพ”                3. พิมพ์ keyword (ข้อความ) ที่ต้องการสืบค้นลงในช่อง text box                4. กดที่ปุ่ม “ค้นหา”                5. ระบบจะทำการค้นหารูปภาพที่ตรงกับ keyword ที่ต้องการ และแสดงรูปภาพที่ค้นหาพบ การสืบค้นแผนที่ด้วย Search Engine           ขั้นตอนการสืบค้นแผนที่ด้วย Search Engine                1. ทำการเปิดเว็บไซต์ที่ให้บริการ http://www.google.co.th/                2. เลือกหัวข้อที่ต้องการค้น ในที่นี้จะเลือกหัวข้อ “แผนที่”                3. พิมพ์ keyword (ข้อความ) สถานที่ที่ต้องการสืบค้นลงในช่อง text box                4. กดที่ปุ่ม “ค้นหา Maps”                5. ระบบจะทำการค้นหาสถานที่ที่ต้องการ แล้วแสดงออกมาในรูปแบบของแผนที่ รวมไปถึงลิ้งค์ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสถานที่นั้นๆ อีกด้วย การสืบค้นวีดิโอด้วย Search Engine           ขั้นตอนการสืบค้นวีดิโอด้วย Search Engine                1. ทำการเปิดเว็บไซต์ที่ให้บริการ http://www.youtube.com/                2. พิมพ์ keyword (ข้อความ) ที่ต้องการสืบค้นลงในช่อง text box                3. กดที่ปุ่ม “search”                4. ระบบจะทำการค้นหาวีดิโอที่ตรงกับ keyword ที่ต้องการ และแสดงวีดิโอที่ค้นหาพบ การสืบค้นคำศัพท์ด้วย Search Engine           ขั้นตอนการสืบค้นคำศัพท์ด้วย Search Engine                1. ทำการเปิดเว็บไซต์ที่ให้บริการ http://dict.longdo.com                2. พิมพ์คำศัพท์ที่ต้องการสืบค้นลงในช่อง text box                3. เลือกบริการ “dictionary”                4. กดที่ปุ่ม “submit”                5. ระบบจะทำการค้นหาคำศัพท์ที่ต้องการพร้อมคำแปล การจัดเก็บข้อมูลสารสนเทศ เมื่อทำการสืบค้นหรือค้นหาข้อมูลสารสนเทศได้แล้วถ้าต้องการที่จะจัดเก็บข้อมูลที่ค้นหาเหล่านั้นไว้ใช้งานต่างๆ ต่อไปนี้ ก็ต้องดำเนินการจัดเก็บข้อมูลสารสนเทศ ซึ่งมีวิธีจัดเก็บดังนี้   การจัดเก็บข้อมูลสารสนเทศในรูปแบบของข้อความ จะมีไฟล์ข้อมูลที่จะต้องทำการจัดเก็บใน 3 รูปแบบ คือ 1.1ข้อความที่ปรากฏอยู่หน้าเว็บไซต์ แล้วคลิกที่ Copy(คัดลอก) ทำการเปิดโปรแกรม Microsoft Word หรือโปรแกรมที่ต้องการ แล้วคลิกเมาส์ข้างขวาบริเวณตำแหน่งที่ต้องการวาง เสร็จแล้วให้คลิก Paste (วาง) 1.2ข้อความที่มีรูปแบบไฟล์ .doc เมื่อทำการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ จะปรากฏชื่อรูปแบบของไฟล์ ถ้าเป็นข้อมูลที่สร้างโดยโปรแกรม Microsoft Word จะปรากฏชื่อไฟล์ DOC  ให้คลิกที่ชื่อเรื่องที่ต้องการ   จะเริ่มดำเนินการดาวน์โหลดข้อมูล ให้คลิกที่ชื่อไฟล์ข้อมูลที่ทำการดาวน์โหลดเสร็จแล้ว เพื่อดำเนินการเปิดข้อมูล  ทำการจัดเก็บข้อมูลโดยคลิกที่ File (แฟ้ม) ที่เราต้องการ แล้วคลิก Save (บันทึก) 1.3 ข้อความที่มีรูปแบบไฟล์ .pdf ไฟล์ PDF  เป็นไฟล์ที่เปิดด้วยโปรแกรม Acrobat ซึ่งจะปรากฏชื่อไฟล์ PDF ให้ทำการคลิกชื่อไฟล์ข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บ จะปรากฏกรอบให้ทำการดาวน์โหลด ดังนี้ ทำการจัดเก็บข้อมูลโดยคลิกที่ File (แฟ้ม) ที่เราต้องการ แล้วคลิก Save (บันทึก) 1.4ข้อความที่มีรูปแบบไฟล์ .ppt ไฟล์PPT เป็นแฟ้มข้อมูลที่จัดเก็บโดยใช้โปรม Microsoft PowerPoint ซึ่งเมื่อคลิกที่บริเวณชื่อจะปรากฏชื่เรื่องที่ต้องหารแล้ว จะปรากฏกรอบให้ดาวน์โหลดดังนี้  ทำการจัดเก็บข้อมูลโดยคลิกที่ File (แฟ้ม) ที่เราต้องการ แล้วคลิก Save (บันทึก) จะปรากฏรายละเอียดของเรื่องที่เราต้องการในรูปแบบของไฟล์ PowerPoint การเตรียมการค้นคืนสารสนเทศ การเข้าถึง(Access) เป็นวิธีการที่ผู้ใช้สามารถค้น ค้นหา ค้นคืน และได้รับสารสนเทศ ที่เข้าถึงเป็นทรัพยากรสารสนเทศที่สถาบันบริการสารสนเทศและแหล่งต่างๆ จัดเก็บไว้บริการผู้ใช้ การค้นหา(Searching) เป็นการป้อนคำสั่งโดยผู้ค้นเตรียมประโยคหรือคำค้นไว้ และปฏิสัมพันธ์กับระบบค้นคืนและพิจารณาผลที่ได้รับ ซึ่งเป็นขั้นตอนในกระบวนการค้นหา การค้นคืน (Retrieval) หมายถึง การได้รับสิ่งต้องการกลับคืนมา การค้นคืนสารสนเทศ จึงเป็นการกระทำใดๆที่คัดเลือกสารสนเทศจากแหล่งเก็บเพื่อทำให้ได้รับสารสนเทศตามที่ต้องการซึ่งอาจเป็นข้อมูล หรือรายการเอกสาร ที่มีเนื้อหาที่ต้องการ หลักสำคัญของการค้นคืนสารสนเทศคือ การค้นหาและนำสารสนเทศที่ตรงตามความต้องการ ส่งให้ผู้ใช้อย่างรวดเร็ว ทันกาล จึงเรียกว่า ระบบการค้นคืนสารสนเทศ  เช่น บัตรรายการ สิ่งพิมพ์ดรรชนี เป็นต้น สรุป การจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ คือ กระบวนการในการรวบรวมรายละเอียดของสารสนเทศและทรัพยากรสารสนเทศที่ต้องการกลับคืนมาได้สะดวกและรวดเร็ว ด้วยวิธีและเทคนิกอย่างเป็นขั้นตอน การเตรียมการในการค้นคืนสารสนเทศ มีขั้นตอนในการปฏิบัติ ดังนี้ 1.การเตรียมรายละเอียดข้อมูลที่ต้องการ WHO หมายถึงเรื่องราวที่กำลังต้องการค้นหาเกี่ยวกับใคร ได้มีการปรึกษาบุคคลอื่นก่อนหรือไม่และมีการพูดคุยกับกลุ่มหรือบุคคลเป้าหมายใดบ้าง WHAT หมายถึง ต้องการสนเมศอะไรบ้างหรือประเภทใดบ้างที่ต้องการการคาดว่าทรัพยากรสารสนเทศใดมีประโยชน์สูงสุดต่อการค้นหา มีการตรวจสอบทรัพยากรที่มีอยู่ เพื่อย่นระยะเวลาในการค้นหาและรูปแบบสารสนเทศที่ต้องการเป็นอย่างไร WHERE หมายถึง ข้อมูลที่ต้องการค้นหาเกิดขึ้นที่ไหน สามารถค้นพบได้แหล่งใด และในอนาคตจะสามารถค้นหาสารสนเทศที่ต้องการได้จากที่ไหน WHY หมายถึง จะต้องการสารสนเทศมากน้อยแค่ไหน จะนำทรัพยากรสารสนเทศที่รวบรวมมาได้มาสังเคราะห์อย่างไร มีงบประมาณเท่าไร เพียงพอ หรือไม่ที่จะสืบค้น  วิธีการค้นหาข้อมูลมี 2 แบบ ทั้งแบบ ออนไลน์ และแบบออฟไลน์ จะขอความช่วยเหลืออย่างไรถ้าเกิดปัญหา และการอ้างอิงทำอย่างไร 2.พิจารณาเลือกฐานข้อมูลโดยให้คำนึงถึง -ขอบเขตเนื้อหาสาระของสารสนเทศในฐานข้อมูล -ระยะเวลาของส่ารสนเทศที่บันทึกอยู่ในฐานข้อมูล -ราคาค่าใช้จ่ายที่ต้องการสืบค้นฐานข้อมูล -ภาษาของสารสนเทศ -จำนวนสารสนเทศที่มีอยู่และการเพิ่มขึ้นของข้อมูล -ลักษณะของสารสนเทศที่ให้เป็นสารสังเขป หรือข้อมูลเต็บรูป -บริการอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้ เช่น การพิมพ์ผลการสืบค้น หรือการส่งข้อมูลผ่าน E-Mail การดำเนินการเกี่ยวกับข้อมูลสารสนเทศ การเก็บรวบรวมข้อมูล              การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นขั้นตอนหนึ่งของกระบวนการทางสถิติที่มีความสำคัญ เพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลที่ตอบสนองวัตถุประสงค์ และสอดคล้องกับกรอบแนวความคิด สมมุติฐาน เทคนิคการวัด และการวิเคราะห์ข้อมูล ซึ่งหมายรวมทั้ง การเก็บข้อมูล (Data Collection) คือ การเก็บข้อมูลขึ้นมาใหม่ และการรวบรวมข้อมูล (Data Compilation) ซึ่งหมายถึง การนำเอาข้อมูลต่างๆที่ผู้อื่นได้เก็บไว้แล้ว หรือรายงานไว้ในเอกสารต่างๆ มาทำการศึกษาวิเคราะห์ต่อ การตรวจสอบข้อมูล        เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้ว จำเป็นต้องตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และมีการตรวจทานหรือแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง ข้อมูลที่จัดเก็บต้องถูกต้องและเชื่อถือได้เพราะหากข้อมูลไม่น่าเชื่อถือแล้ว สารสนเทศที่ได้จากข้อมูลนั้นก็ไม่น่าเชื่อถือด้วย การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล       การเก็บรวบรวมข้อมูลไว้เป็นแฟ้มข้อมูลนั้น เป็นขั้นตอนที่สำคัญขั้นตอนหนึ่ง การไปสำรวจข้อมูลไม่ว่าในเรื่องอะไรส่วนใหญ่จะรวบรวมข้อมูลมาหลายเรื่อง จำเป็นต้องแบ่งแยกข้อมูลออกเป็นกลุ่มเป็นเรื่องไว้เป็นแฟ้มข้อมูล เพื่อให้การดำเนินการในขั้นตอนต่อไปจะได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น การจัดเรียงข้อมูล       ข้อมูลที่เก็บไว้เป็นแฟ้มควรมีการจัดเรียงลำดับข้อมูล เพื่อสะดวกต่อการค้นหาหรืออ้างอิงในภายหลัง การจัดเรียงข้อมูลเป็นวิธีการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศวิธีหนึ่ง การคำนวณ           ข้อมูลที่จัดเก็บมีทั้งข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ข้อความ และตัวเลข ดังนั้นอาจมีความจำเป็นในการคำนวณจำนวนที่ได้มาจากข้อมูล เช่น หาค่าเฉลี่ย หาผลรวม การทำรายงาน       การสรุปทำรายงานให้ตรงกับความต้องการของการใช้งาน จะทำให้การใช้สารสนเทศมีประสิทธิภาพและรวดเร็วขึ้น เพราะการทำรายงานเป็นวิธีการที่จะจัดรูปแบบข้อมูลให้เป็นสารสนเทศตามความต้องการ การจัดเก็บ          ข้อมูลที่มีการสำรวจหรือรวบรวมมา และมีการประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ จำเป็นต้องดำเนินการจัดเก็บเอาไว้เพื่อใช้ในภายหลัง การจัดเก็บสมัยใหม่มักเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น แผ่นบันทึกหรือซีดีรอม การทำสำเนา           หากต้องการใช้ข้อมูลก็สามารถคัดลอกหรือทำสำเนาขึ้นใหม่ได้ การคัดลอกข้อมูลด้วยระบบทางคอมพิวเตอร์ทำได้ง่ายและรวดเร็ว การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล           เมื่อต้องการแจกจ่ายข้อมูลให้ผู้อื่นใช้ สามารถกระทำการแจกจ่ายได้โดยง่าย เทคโนโลยีสื่อสารสมัยใหม่ทำให้จัดส่งข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งอินเทอร์เน็ตเป็นสื่อที่ช่วยให้การเผยแพร่ทำได้กว้างขวางมากขึ้น