ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ

สาระสำคัญ         information Technology หรือ IT คือ การประยุกต์ความรู้ทางวิทยาศาสตร์มาใช้ในระบบสารสนเทศ ตั้งแต่กระบวนการจัดเก็บประมวลผล และการเผยแพร่สารสนเทศ เพื่อช่วยให้ได้สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์  ปัจจุบันคำว่า  “  เทคโนโลยีสาระสนเทศ  ”  หรือเรียกสั้นๆว่า  “  ไอที ”  ( IT )  นั้น  มักนำมาใช้งานอย่างกว้างขวาง  เกือบทุกวงการล้วนเห็นความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศกันแทบทั้งสิ้น  หรืออาจเรียกว่า  โลกแห่งยุคไอทีนั้นเอง  ในความเป็นจริง  คำว่าเทคโนโลยีสาระสนเทศนั้น  ประกอบด้วยคำว่า “เทคโนโลยี”  และคำว่า  “สารสนเทศ”  มารวมกันโดยแต่ละคำมีความหมายดังนี้         เทคโนโลยี   ( Technology )  คือการประยุกต์ความรู้ด้านวิทยาศาสตร์มาใช้ให้เกิดประโยชน์  ที่เกี่ยวข้องการผลิต  การสร้างวิธีการดำเนินงาน  และรวมถึงอุปกรณ์ต่างๆ  ที่ไม่ได้มีในตามธรรมชาติโลกแห่งเทคโนโลยียุคนี้  ทำให้มนุษย์ได้รับสิ่งอำนวยความสะดวกจากเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้กับการดำเนินชีวิตประจำวันมากมายนับไม่ถ้วน         สารสนเทศ  ( Information )  คือผลลัพธ์ที่เกิดจากการประมวลผลข้อมูลดิบ  (Rau data )  ด้วยการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ  และนำมาผ่านกระบวนการประเมินผล  ไม่ว่าจะเป็นการจัดกลุ่มข้อมูล  การเรียงลำดับข้อมูล  การคำนวณและสรุปผล  จากนั้นก็นำมาเสนอในรูปแบบของรายงานที่เหมาะสมต่อการใช้งานที่ก่อเกิดประโยชน์การดำเนินชีวิตของมนุษย์  ไม่ว่าจะเป็นด้านของชีวิตประจำวัน  ข่าวสาร  ความรู้ด้านวิชาการ  ธุรกิจ         เมื่อนำคำว่า  เทคโนโลยี  และ  สารสนเทศ  รวมเข้าไว้ด้วยกันแล้ว  จึงสรุปความหมายโดยรวมได้ว่า  เทคโนโลยีสารสนเทศ  ( Information  technology )  คือการประยุกต์ความรู้ทางด้านวิทยาสาสตร์มาจัดการสารสนเทศที่ต้องการ  โดยอาศัยเครื่องมือทางเทคโนโลยีใหม่ๆ  เช่น  เทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์  เทคโนโลยีด้านเครือข่ายโทรคมนาคมและการสื่อสาร  ตลอดจนอาศัยความรู้ในกระบวนการดำเนินงานสารสนเทศในขั้นตอนต่างๆ ตั้งแต่การแสวงหา  การวิเคราะห์  การจัดเก็บ  รวมถึงการจัดการเผยแพร่และแลกเปลี่ยนสารสนเทศด้วย  เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพความถูกต้องแม่นยำ  และความรวดเร็วทันต่อการนำมาใช้ประโยชน์ได้นั่นเอง วัตถุประสงค์     1. เพื่อทราบความหมายของเทคโนโลยีสารสนเทศและกระบวนการต่าง ๆ     2. ทราบถึงองค์ประกอบองค์ประกอบระบบสารสนเทศได้     3. ทราบถึงประโยชน์ของระบบสารสนเทศที่นำไปใช้

ลักษณะสําคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ

ลักษณะสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ ลักษณะสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ           โดยพื้นฐานของเทคโนโลยีย่อมมีประโยชน์ต่อการพัฒนาประเทศชาติให้เจริญก้าวหน้าได้ แต่เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับวิถีความเป็นอยู่ของสังคมสมัยใหม่อยู่มาก ลักษณะเด่นที่สำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศมีดังนี้     เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยเพิ่มผลผลิต ลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ในการประกอบการทางด้านเศรษฐกิจ การค้า และการอุตสาหกรรม จำเป็นต้องหาวิธีในการเพิ่มผลผลิต ลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานคอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารเข้ามาช่วยทำให้เกิดระบบอัตโนมัติ เราสามารถฝากถอนเงินสดผ่านเครื่องเอทีเอ็มได้ตลอดเวลา ธนาคารสามารถให้บริการได้ดีขึ้น ทำให้การบริการโดยรวมมีประสิทธิภาพ ในระบบการจัดการทุกแห่งต้องใช้ข้อมูลเพื่อการดำเนินการและการตัดสินใจ ระบบธุรกิจจึงใช้เครื่องมือเหล่านี้ช่วยในการทำงาน เช่น ใช้ในระบบจัดเก็บเงินสด จองตั๋วเครื่องบิน เป็นต้น     เทคโนโลยีสารสนเทศเปลี่ยนรูปแบบการบริการเป็นแบบกระจาย เมื่อมีการพัฒนาระบบข้อมูล และการใช้ข้อมูลได้ดี การบริการต่าง ๆ จึงเน้นรูปแบบการบริการแบบกระจาย ผู้ใช้สามารถสั่งซื้อสินค้าจากที่บ้าน สามารถสอบถามข้อมุลผ่านทางโทรศัพท์ นิสิตนักศึกษาบางมหาวิทยาลัยสามารถใช้คอมพิวเตอร์สอบถามผลสอบจากที่บ้านได้     เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นสิ่งที่จำเป็น สำหรับการดำเนินการในหน่วยงานต่าง ๆ ปัจจุบันทุกหน่วยงานต่างพัฒนาระบบรวบรวมจัดเก็บข้อมูลเพื่อใข้ในองค์การประเทศไทยมีระบบทะเบียนราษฎร์ที่จัดทำด้วยระบบ ระบบเวชระเบียนในโรงพยาบาล ระบบการจัดเก็บข้อมูลภาษี ในองค์การทุกระดับเห็นความสำคัญที่จะนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้     เทคโนโลยีสารสนเทศเกี่ยวข้องกับคนทุกระดับ พัฒนาการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ทำให้ชีวิตความเป็นอยู่ของคนเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี ดังจะเห็นได้จาก การพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์ การใช้ตารางคำนวณ และใช้อุปกรณ์สื่อสารโทรคมนาคมแบบต่าง ๆ เป็นต้น

บทบาทพื้นฐานของระบบสารสนเทศ

หัวข้อที่ 1.2 บทบาทพื้นฐานของระบบสารสนเทศ  บทบาทพื้นฐานของระบบสารสนเทศ        ระบบสารสนเทศ (Information System หรือ IS) คือระบบแบบเฉพาะเจาะจงชนิดหนึ่ง ซึ่งอาจกล่าวได้ว่าเป็นกลุ่มของส่วนประกอบพื้นฐานต่างๆ ที่ทำงานเกี่ยวข้องกันในการเก็บ (นำเข้า), จัดการ (ประมวลผล) และเผยแพร่(แสดงผล) ข้อมูลและสารสนเทศและสนับสนุนกลไกลของผลสะท้อนกลับ เพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ ระบบสารสนเทศประกอบด้วย ส่วนหลักดังรูปที่ 3     1. ส่วนที่นำเข้า (Inputs) ได้แก่การรวบรวมและการจัดเตรียมข้อมูลดิบ ส่วนที่นำเข้านี้สามารถมีได้หลายรูปแบบไม่ว่าจะเป็นการโทรเข้าเพื่อขอข้อมูลในระบบสอบถามเบอร์โทรศัพท์ ข้อมูลที่ลูกค้ากรอกในใบ สอบถามการให้บริการของร้านค้าฯลฯ ขึ้นอยู่กับส่วนแสดงผลที่ต้องการ ส่วนที่นำเข้านี้อาจเป็นขบวนการที่ทำด้วยตัวเองหรือเป็นแบบอัตโนมัติก็ได้ เช่นการอ่านข้อมูลรายชื่อสินค้าและรายราคาโดยเครื่องอ่าน บาร์โค้ดของห้างสรรพสินค้า จัดเป็นส่วนที่นำเข้าแบบอัตโนมัติ    2. การประมวลผล (Processing) เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนและการแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปของส่วนแสดงผลที่มีประโยชน์ ตัวอย่างของการประมวลผลได้แก่การคำนวณ การเปรียบเทียบ การเลือกทางเลือกในการปฏิบัติงานและการเก็บข้อมูลไว้ใช้ในอนาคต โดยการประมวลผลสามารถทำได้ด้วยตนเองหรือสามารถใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยก็ได้ ตัวอย่างเช่น ระบบคิดเงินเดือนพนักงาน สามารถคิดได้จากการนำจำนวน ชั่วโมงการทำงานของพนักงานคูณเข้ากับอัตราค่าจ้างเพื่อให้ได้ยอดเงินรวมที่ต้องจ่ายรวม ถ้าชั่วโมงการทำงานรายสัปดาห์มากกว่า 40 ชั่วโมงอาจมีการคิดเงินล่วงเวลาให้ โดยเพิ่มเข้าไปกับเงินรวม จากนั้นอาจจะทำการหักภาษีพนักงาน โดยการนำเงินรวมมาคิดภาษีและนำเงินรวมมาลบด้วยภาษีที่คำนวณได้ จะทำให้ได้เงินสุทธิที่ต้องจ่ายให้กับพนักงาน     3. ส่วนที่แสดงผล (Outputs) เกี่ยวข้องกับการผลิตสารสนเทศที่มีประโยชน์ มักจะอยู่ในรูปของเอกสาร หรือรายงานหรืออาจะเป็นเช็คที่จ่ายให้กับพนักงาน รายงานที่นำเสนอผู้บริหารและสารสนเทศที่ถูกผลิตออกมาให้กับผู้ถือหุ้น ธนาคาร หรือกลุ่มอื่นๆ โดยส่วนแสดงผลของระบบหนึ่งอาจใช้เป็นส่วนที่นำเข้าเพื่อควบคุมระบบหรืออุปกรณ์อื่นๆ ก็ได้ เช่นในขบวนการผลิตเฟอร์นิเจอร์ พนักงานขาย ลูกค้า และ นักออกแบบเฟอร์นิเจอร์อาจจะทำการออกแบบเฟอร์นิเจอร์ซ้ำแล้วซ้ำเล่า เพื่อให้ตรงตามความต้องการของลูกค้า โดยอาจจะใช้ซอฟต์แวร์หรือฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการออกแบบนี้ด้วย จนกระทั่งได้ต้นแบบที่ตรงความต้องการมากที่สุด จึงส่งแบบนั้นไปทำการผลิต จะเห็นว่าแบบเฟอร์นิเจอร์ที่ได้จากการออกแบบแต่ละครั้งจะเป็นส่วนที่ถูกนำไปปรับปรุงการออกแบบในครั้งต่อๆ ไป จนกระทั่งได้แบบ สุดท้ายออกมา อาจอยู่ในรูปของสิ่งพิมพ์ที่ออกมาจากเครื่องพิมพ์หรือแสดงอยู่บนหน้าจอคอมพิวเตอร์ที่เป็นอุปกรณ์แสดงผลตัวหนึ่งหรืออาจจะอยู่ในรูปของรายงานและเอกสารที่เขียนด้วยมือก็ได้   4. ผลสะท้อนกลับ (Feedback) คือส่วนแสดงผลที่ใช้ในการทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงต่อส่วนที่นำเข้าหรือส่วนประมวลผล เช่น ความผิดพลาดหรือปัญหาที่เกิดขึ้น อาจจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูลนำเข้าหรือทำการเปลี่ยนแปลงการประมวลผลเพื่อให้ได้ส่วนแสดงผลที่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ระบบการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ถ้าทำการป้อนชั่วโมงการทำงานรายสัปดาห์เป็น 400 แทนที่จะเป็น 40 ชั่วโมง ถ้าทำการกำหนดให้ระบบตรวจสอบค่าชั่วโมงการทำงานให้อยู่ในช่วง 0-100 ชั่วโมง ดังนั้นเมื่อพบข้อมูลนี้เป็น 400 ชั่วโมง ระบบจะทำการส่งผลสะท้อนกลับออกมา อาจจะอยู่ในรูปของรายงานความผิดพลาด ซึ่งสามารถนำไปใช้ในการตรวจสอบและแก้ไขจำนวนชั่วโมงการทำงานที่นำเข้ามาคำนวณให้ถูกต้องได้ ตัวอย่าง เช่น ระบบล้างรถอัตโนมัติ ระบบสารสนเทศประกอบด้วย ส่วนหลักดังรูปที่ 3     ส่วนที่นำเข้า คือ รถที่สกปรก น้ำ และน้ำยาต่างๆ ที่ใช้ในการล้างรถ เวลาและพลังงานถูกใช้ในการปฏิบัติการล้างรถ ทักษะได้แก่ความสามารถเฉพาะอย่างจะถูกนำมาใช้ในการฉีดสเปรย์ ขัดโฟม และเป่าแห้ง ความรู้ถูกนำมาใช้ในการกำหนดขั้นตอนการทำงานของการล้างรถให้ทำงานไปตามขั้นตอนที่ถูกต้อง    การประมวลผล ประกอบด้วย ขั้นที่หนึ่ง การเลือกประเภทการล้างรถที่ต้องการ เช่น ล้างอย่างเดียว ล้างและขัดเงา ล้างและขัดเงาและเป่าแห้งฯลฯ และขั้นต่อไปทำการนำรถเข้าไปในเครื่องล้างรถ (สังเกตว่าในส่วนนี้จะเกิดกลไกของผลสะท้อนกลับขึ้น ได้แก่การประเมินผลของเจ้าของรถที่มีต่อขบวนการล้างรถที่กำลังเกิดขึ้น) จากนั้นของฉีดของเหลวจะฉีดน้ำ สบู่เหลว หรือครีมขัดเงาไปที่รถ ขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่เลือกไว้ในตอนต้น    ส่วนที่แสดงผล คือรถที่สะอาดแล้ว จากตัวอย่าง จะเห็นว่าส่วนประกอบอิสระต่างๆ ในระบบล้างรถอัตโนมัติ เช่นเครื่องฉีดของเหลว แปลงสำหรับทางโฟม และเครื่องเป่าแห้ง ทำงานโต้ตอบกัน เพื่อให้รถสะอาดนั่นเอง ระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ (Computer-Based Information Systems : CBIS)     ระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ประกอบด้วย ฮาร์ดแวร์ (Hardware), ซอฟต์แวร์ (Software), ข้อมูล(Data), บุคคล (People), ขบวนการ (Procedure) และการสื่อสารข้อมูล (Telecommunication) ซึ่งถูกกำหนดขึ้นเพื่อทำการรวบรวม,จัดการ จัดเก็บและประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ รูปที่ 4 แสดงส่วนประกอบของระบบ สารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์

 องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ ฮาร์ดแวร์ -เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการสารสนเทศ ซอฟต์แวร์ -ลำดับขั้นตอนคำสั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ ทำงานตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ บุคลากร -ผู้ที่ต้องมีความรู้ความเข้าใจในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ บุคลากรภายในองค์กรเป็นส่วนประกอบที่จะทำให้เกิดระบบสารสนเทศด้วยกันทุกคน ขั้นตอนการปฏิบัติ -เป็นระเบียบวิธีการปฏิบัติงานในการจัดเก็บรักษาข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่จะทำให้เป็นสารสนเทศได้ ข้อมูล -เป็นวัตถุดิบที่ทำให้เกิดสารสนเทศ ข้อมูลที่เป็นวัตถุดิบจะต่างกันขึ้นอยู่กับสารสนเทศที่ต้องการ เครือข่ายและการสื่อสารข้อมูล -ระหว่างคอมพิวเตอร์จำนวนตั้งแต่ 2 เครื่องขึ้นไปสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลกันได้

การสืบค้น การจัดเก็บ ค้นคืน ส่งผ่าน และการดําเนินการข้อมูลสารสนเทศ

การสืบค้น การจัดเก็บ ค้นคืน ส่งผ่าน และการดำเนินการข้อมูลสารสนเทศ การสืบค้นข้อมูลด้วย Search Engine            เสิร์ชเอนจิน (search engine) หรือ โปรแกรมค้นหาและคือ โปรแกรมที่ช่วยในการสืบค้นหาข้อมูล โดยเฉพาะข้อมูลบนอินเทอร์เน็ต โดยครอบคลุมทั้งข้อความ รูปภาพ ภาพเคลื่อนไหว เพลง ซอฟต์แวร์ แผนที่ ข้อมูลบุคคล กลุ่มข่าว และอื่น ๆ ซึ่งแตกต่างกันไปแล้วแต่โปรแกรมหรือผู้ให้บริการแต่ละราย เสิร์ชเอนจินส่วนใหญ่จะค้นหาข้อมูลจากคำสำคัญ (คีย์เวิร์ด) ที่ผู้ใช้ป้อนเข้าไป จากนั้นก็จะแสดงรายการผลลัพธ์ที่มันคิดว่าผู้ใช้น่าจะต้องการขึ้นมา ในปัจจุบัน เสิร์ชเอนจินบางตัว เช่น กูเกิลจะบันทึกประวัติการค้นหาและการเลือกผลลัพธ์ของผู้ใช้ไว้ด้วย และจะนำประวัติที่บันทึกไว้นั้น มาช่วยกรองผลลัพธ์ในการค้นหาครั้งต่อ ๆ ไป  ตัวอย่าง Web Search Engine           1. http://www.google.co.th/           2. http://www.youtube.com/           3. http://dict.longdo.com  การสืบค้นเว็บไซต์ข้อมูลด้วย Search Engine           ขั้นตอนการสืบค้นเว็บไซต์ข้อมูลด้วย Search Engine                1. ทำการเปิดเว็บไซต์ที่ให้บริการ http://www.google.co.th/                2. เลือกหัวข้อที่ต้องการค้น ในที่นี้จะเลือกหัวข้อ “เว็บ”                3. พิมพ์ keyword (ข้อความ) ที่ต้องการสืบค้นลงในช่อง text box                4. กดที่ปุ่ม “ค้นหา”                5. ระบบจะทำการค้นหาเว็บไซต์ที่ตรงกับ keyword ที่ต้องการ และแสดงออกมาในรูปแบบของลิ้งค์พร้อมคำอธิบายประกอบ   การสืบค้นรูปภาพด้วย Search Engine           ขั้นตอนการสืบค้นรูปภาพด้วย Search Engine                1. ทำการเปิดเว็บไซต์ที่ให้บริการ http://www.google.co.th/                2. เลือกหัวข้อที่ต้องการค้น ในที่นี้จะเลือกหัวข้อ “รูปภาพ”                3. พิมพ์ keyword (ข้อความ) ที่ต้องการสืบค้นลงในช่อง text box                4. กดที่ปุ่ม “ค้นหา”                5. ระบบจะทำการค้นหารูปภาพที่ตรงกับ keyword ที่ต้องการ และแสดงรูปภาพที่ค้นหาพบ การสืบค้นแผนที่ด้วย Search Engine           ขั้นตอนการสืบค้นแผนที่ด้วย Search Engine                1. ทำการเปิดเว็บไซต์ที่ให้บริการ http://www.google.co.th/                2. เลือกหัวข้อที่ต้องการค้น ในที่นี้จะเลือกหัวข้อ “แผนที่”                3. พิมพ์ keyword (ข้อความ) สถานที่ที่ต้องการสืบค้นลงในช่อง text box                4. กดที่ปุ่ม “ค้นหา Maps”                5. ระบบจะทำการค้นหาสถานที่ที่ต้องการ แล้วแสดงออกมาในรูปแบบของแผนที่ รวมไปถึงลิ้งค์ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสถานที่นั้นๆ อีกด้วย การสืบค้นวีดิโอด้วย Search Engine           ขั้นตอนการสืบค้นวีดิโอด้วย Search Engine                1. ทำการเปิดเว็บไซต์ที่ให้บริการ http://www.youtube.com/                2. พิมพ์ keyword (ข้อความ) ที่ต้องการสืบค้นลงในช่อง text box                3. กดที่ปุ่ม “search”                4. ระบบจะทำการค้นหาวีดิโอที่ตรงกับ keyword ที่ต้องการ และแสดงวีดิโอที่ค้นหาพบ การสืบค้นคำศัพท์ด้วย Search Engine           ขั้นตอนการสืบค้นคำศัพท์ด้วย Search Engine                1. ทำการเปิดเว็บไซต์ที่ให้บริการ http://dict.longdo.com                2. พิมพ์คำศัพท์ที่ต้องการสืบค้นลงในช่อง text box                3. เลือกบริการ “dictionary”                4. กดที่ปุ่ม “submit”                5. ระบบจะทำการค้นหาคำศัพท์ที่ต้องการพร้อมคำแปล การจัดเก็บข้อมูลสารสนเทศ เมื่อทำการสืบค้นหรือค้นหาข้อมูลสารสนเทศได้แล้วถ้าต้องการที่จะจัดเก็บข้อมูลที่ค้นหาเหล่านั้นไว้ใช้งานต่างๆ ต่อไปนี้ ก็ต้องดำเนินการจัดเก็บข้อมูลสารสนเทศ ซึ่งมีวิธีจัดเก็บดังนี้   การจัดเก็บข้อมูลสารสนเทศในรูปแบบของข้อความ จะมีไฟล์ข้อมูลที่จะต้องทำการจัดเก็บใน 3 รูปแบบ คือ 1.1ข้อความที่ปรากฏอยู่หน้าเว็บไซต์ แล้วคลิกที่ Copy(คัดลอก) ทำการเปิดโปรแกรม Microsoft Word หรือโปรแกรมที่ต้องการ แล้วคลิกเมาส์ข้างขวาบริเวณตำแหน่งที่ต้องการวาง เสร็จแล้วให้คลิก Paste (วาง) 1.2ข้อความที่มีรูปแบบไฟล์ .doc เมื่อทำการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ จะปรากฏชื่อรูปแบบของไฟล์ ถ้าเป็นข้อมูลที่สร้างโดยโปรแกรม Microsoft Word จะปรากฏชื่อไฟล์ DOC  ให้คลิกที่ชื่อเรื่องที่ต้องการ   จะเริ่มดำเนินการดาวน์โหลดข้อมูล ให้คลิกที่ชื่อไฟล์ข้อมูลที่ทำการดาวน์โหลดเสร็จแล้ว เพื่อดำเนินการเปิดข้อมูล  ทำการจัดเก็บข้อมูลโดยคลิกที่ File (แฟ้ม) ที่เราต้องการ แล้วคลิก Save (บันทึก) 1.3 ข้อความที่มีรูปแบบไฟล์ .pdf ไฟล์ PDF  เป็นไฟล์ที่เปิดด้วยโปรแกรม Acrobat ซึ่งจะปรากฏชื่อไฟล์ PDF ให้ทำการคลิกชื่อไฟล์ข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บ จะปรากฏกรอบให้ทำการดาวน์โหลด ดังนี้ ทำการจัดเก็บข้อมูลโดยคลิกที่ File (แฟ้ม) ที่เราต้องการ แล้วคลิก Save (บันทึก) 1.4ข้อความที่มีรูปแบบไฟล์ .ppt ไฟล์PPT เป็นแฟ้มข้อมูลที่จัดเก็บโดยใช้โปรม Microsoft PowerPoint ซึ่งเมื่อคลิกที่บริเวณชื่อจะปรากฏชื่เรื่องที่ต้องหารแล้ว จะปรากฏกรอบให้ดาวน์โหลดดังนี้  ทำการจัดเก็บข้อมูลโดยคลิกที่ File (แฟ้ม) ที่เราต้องการ แล้วคลิก Save (บันทึก) จะปรากฏรายละเอียดของเรื่องที่เราต้องการในรูปแบบของไฟล์ PowerPoint การเตรียมการค้นคืนสารสนเทศ การเข้าถึง(Access) เป็นวิธีการที่ผู้ใช้สามารถค้น ค้นหา ค้นคืน และได้รับสารสนเทศ ที่เข้าถึงเป็นทรัพยากรสารสนเทศที่สถาบันบริการสารสนเทศและแหล่งต่างๆ จัดเก็บไว้บริการผู้ใช้ การค้นหา(Searching) เป็นการป้อนคำสั่งโดยผู้ค้นเตรียมประโยคหรือคำค้นไว้ และปฏิสัมพันธ์กับระบบค้นคืนและพิจารณาผลที่ได้รับ ซึ่งเป็นขั้นตอนในกระบวนการค้นหา การค้นคืน (Retrieval) หมายถึง การได้รับสิ่งต้องการกลับคืนมา การค้นคืนสารสนเทศ จึงเป็นการกระทำใดๆที่คัดเลือกสารสนเทศจากแหล่งเก็บเพื่อทำให้ได้รับสารสนเทศตามที่ต้องการซึ่งอาจเป็นข้อมูล หรือรายการเอกสาร ที่มีเนื้อหาที่ต้องการ หลักสำคัญของการค้นคืนสารสนเทศคือ การค้นหาและนำสารสนเทศที่ตรงตามความต้องการ ส่งให้ผู้ใช้อย่างรวดเร็ว ทันกาล จึงเรียกว่า ระบบการค้นคืนสารสนเทศ  เช่น บัตรรายการ สิ่งพิมพ์ดรรชนี เป็นต้น สรุป การจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ คือ กระบวนการในการรวบรวมรายละเอียดของสารสนเทศและทรัพยากรสารสนเทศที่ต้องการกลับคืนมาได้สะดวกและรวดเร็ว ด้วยวิธีและเทคนิกอย่างเป็นขั้นตอน การเตรียมการในการค้นคืนสารสนเทศ มีขั้นตอนในการปฏิบัติ ดังนี้ 1.การเตรียมรายละเอียดข้อมูลที่ต้องการ WHO หมายถึงเรื่องราวที่กำลังต้องการค้นหาเกี่ยวกับใคร ได้มีการปรึกษาบุคคลอื่นก่อนหรือไม่และมีการพูดคุยกับกลุ่มหรือบุคคลเป้าหมายใดบ้าง WHAT หมายถึง ต้องการสนเมศอะไรบ้างหรือประเภทใดบ้างที่ต้องการการคาดว่าทรัพยากรสารสนเทศใดมีประโยชน์สูงสุดต่อการค้นหา มีการตรวจสอบทรัพยากรที่มีอยู่ เพื่อย่นระยะเวลาในการค้นหาและรูปแบบสารสนเทศที่ต้องการเป็นอย่างไร WHERE หมายถึง ข้อมูลที่ต้องการค้นหาเกิดขึ้นที่ไหน สามารถค้นพบได้แหล่งใด และในอนาคตจะสามารถค้นหาสารสนเทศที่ต้องการได้จากที่ไหน WHY หมายถึง จะต้องการสารสนเทศมากน้อยแค่ไหน จะนำทรัพยากรสารสนเทศที่รวบรวมมาได้มาสังเคราะห์อย่างไร มีงบประมาณเท่าไร เพียงพอ หรือไม่ที่จะสืบค้น  วิธีการค้นหาข้อมูลมี 2 แบบ ทั้งแบบ ออนไลน์ และแบบออฟไลน์ จะขอความช่วยเหลืออย่างไรถ้าเกิดปัญหา และการอ้างอิงทำอย่างไร 2.พิจารณาเลือกฐานข้อมูลโดยให้คำนึงถึง -ขอบเขตเนื้อหาสาระของสารสนเทศในฐานข้อมูล -ระยะเวลาของส่ารสนเทศที่บันทึกอยู่ในฐานข้อมูล -ราคาค่าใช้จ่ายที่ต้องการสืบค้นฐานข้อมูล -ภาษาของสารสนเทศ -จำนวนสารสนเทศที่มีอยู่และการเพิ่มขึ้นของข้อมูล -ลักษณะของสารสนเทศที่ให้เป็นสารสังเขป หรือข้อมูลเต็บรูป -บริการอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้ เช่น การพิมพ์ผลการสืบค้น หรือการส่งข้อมูลผ่าน E-Mail การดำเนินการเกี่ยวกับข้อมูลสารสนเทศ การเก็บรวบรวมข้อมูล              การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นขั้นตอนหนึ่งของกระบวนการทางสถิติที่มีความสำคัญ เพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลที่ตอบสนองวัตถุประสงค์ และสอดคล้องกับกรอบแนวความคิด สมมุติฐาน เทคนิคการวัด และการวิเคราะห์ข้อมูล ซึ่งหมายรวมทั้ง การเก็บข้อมูล (Data Collection) คือ การเก็บข้อมูลขึ้นมาใหม่ และการรวบรวมข้อมูล (Data Compilation) ซึ่งหมายถึง การนำเอาข้อมูลต่างๆที่ผู้อื่นได้เก็บไว้แล้ว หรือรายงานไว้ในเอกสารต่างๆ มาทำการศึกษาวิเคราะห์ต่อ การตรวจสอบข้อมูล        เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้ว จำเป็นต้องตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และมีการตรวจทานหรือแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง ข้อมูลที่จัดเก็บต้องถูกต้องและเชื่อถือได้เพราะหากข้อมูลไม่น่าเชื่อถือแล้ว สารสนเทศที่ได้จากข้อมูลนั้นก็ไม่น่าเชื่อถือด้วย การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล       การเก็บรวบรวมข้อมูลไว้เป็นแฟ้มข้อมูลนั้น เป็นขั้นตอนที่สำคัญขั้นตอนหนึ่ง การไปสำรวจข้อมูลไม่ว่าในเรื่องอะไรส่วนใหญ่จะรวบรวมข้อมูลมาหลายเรื่อง จำเป็นต้องแบ่งแยกข้อมูลออกเป็นกลุ่มเป็นเรื่องไว้เป็นแฟ้มข้อมูล เพื่อให้การดำเนินการในขั้นตอนต่อไปจะได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น การจัดเรียงข้อมูล       ข้อมูลที่เก็บไว้เป็นแฟ้มควรมีการจัดเรียงลำดับข้อมูล เพื่อสะดวกต่อการค้นหาหรืออ้างอิงในภายหลัง การจัดเรียงข้อมูลเป็นวิธีการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศวิธีหนึ่ง การคำนวณ           ข้อมูลที่จัดเก็บมีทั้งข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ข้อความ และตัวเลข ดังนั้นอาจมีความจำเป็นในการคำนวณจำนวนที่ได้มาจากข้อมูล เช่น หาค่าเฉลี่ย หาผลรวม การทำรายงาน       การสรุปทำรายงานให้ตรงกับความต้องการของการใช้งาน จะทำให้การใช้สารสนเทศมีประสิทธิภาพและรวดเร็วขึ้น เพราะการทำรายงานเป็นวิธีการที่จะจัดรูปแบบข้อมูลให้เป็นสารสนเทศตามความต้องการ การจัดเก็บ          ข้อมูลที่มีการสำรวจหรือรวบรวมมา และมีการประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ จำเป็นต้องดำเนินการจัดเก็บเอาไว้เพื่อใช้ในภายหลัง การจัดเก็บสมัยใหม่มักเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น แผ่นบันทึกหรือซีดีรอม การทำสำเนา           หากต้องการใช้ข้อมูลก็สามารถคัดลอกหรือทำสำเนาขึ้นใหม่ได้ การคัดลอกข้อมูลด้วยระบบทางคอมพิวเตอร์ทำได้ง่ายและรวดเร็ว การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล           เมื่อต้องการแจกจ่ายข้อมูลให้ผู้อื่นใช้ สามารถกระทำการแจกจ่ายได้โดยง่าย เทคโนโลยีสื่อสารสมัยใหม่ทำให้จัดส่งข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งอินเทอร์เน็ตเป็นสื่อที่ช่วยให้การเผยแพร่ทำได้กว้างขวางมากขึ้น